Особенности учета основных средств с помощью штрих-кода и терминалов сбора данных

serial - repairingКак и в любом процессе – в процессе автоматизации учета основных средств посредством идентификации с помощью штрих-кода есть свои нюансы и особенности. Специфическим является процесс учета активов, которые были приобретены и введены в эксплуатацию какой-то период времени назад, иногда даже десятилетия. Кроме того, что такие активы физически могут быть разбросаны по территории, и точно также, данные об объектах, такие как цена, производитель, состояние, количество проводимых ремонтов, могут храниться в абсолютно разных системах, базах данных.

Задача единой системы учета основных средств - предоставлять своевременные данные об основных средствах в различных разрезах.  В этом случае данные о стоимости актива берутся, например, из финансового блока оперативной системы управления предприятия, а данные о состоянии актива и ремонтах из блока EAM – управления основными фондами предприятия. О сложностях внедрения единой системы учета основных средств с помощью штрих-кода для выполнения задачи предоставления точных и своевременных данных не только о наличии, но и о состоянии, цене активов в комплексе с комплексными ERP-системами и, отдельно стоящими моделями EAM систем и пойдет речь в данной статье.

Возможность контролировать активы от момента их приобретения до момента выведения является критичным фактором для обеспечения высокой производительности и точности финансовых отчетов. При учёте основных средств без штрих-кода на протяжении всего периода эксплуатации на учет уходит много времени различного персонала компании и, соответственно, на оплату их труда. Компании, которые заменили ручной учет основных средств на учет по штрих-коду отмечают, что затраты на процесс учета могут снижаться на 75% при одновременном повышении точности данных.

Учет разного рода основных средств имеет много различий, но, в любом случае, Вы получаете следующие преимущества:

  • Перемещаемые активы могут быть легко проконтролированы и закреплены в новом месте;
  • Все недвижимые и движимые активы находятся под постоянным контролем;
  • Упрощается процесс передачи актива между департаментами;
  • Инвентаризация активов с привязкой к месту нахождения (зданию, офису, комнате, территории) производится быстро и точно, ежегодно или согласно графику;
  • На основании проведенной инвентаризации Вы получаете возможность генерации в учетных и EAM системах достоверных отчетов о стоимости, сроке службы, амортизации, месте нахождения, расхождениях в данных.

Единая система учета основных средств должна учитывать много функциональных аспектов, чтобы обеспечивать своевременную отчетность и операционный контроль.

В первую очередь, как и любой проект по сбору данных, в начале проекта должно быть проанализировано множество аспектов и принято множество решений. В первую очередь по этикетке. Далее, по устройствам сбора данных и программному обеспечению, по типу и размеру штрих-кода, вариантам передачи данных, типу базы данных.

Материальные активы, учитываемые с помощью штрих-кода, могут включать в себя мебель, офисную технику и производственное оборудование, предметы искусства и даже мобильные офисы. Отдел контроля активов может собирать и хранить в своей базе данных данные об активах всего предприятия, либо его подразделов. На предприятии может быть организована централизованная служба учета основных средств и все перемещения между подразделениями могут осуществляться через эту службу. В этом случае данные о месте нахождения актива у Вас будут актуальными в любой момент. Но, соответственно, это ведёт к усложнению процесса передачи актива.

В случае формирования базы для системы Технического обслуживания и Ремонтов, учетной системы - поиск данных о дате приобретения актива, истории ремонтов и проведении апгрейдов, может стать головной болью, как для большой, так и для маленькой организации. Очень часто, в результате задачу сокращают и начинают вводить все детали только о новых активах. Данные же о старых активах вводятся по мере необходимости. Часто этот подход используют компании, у которых основные средства появляются достаточно часто, а срок амортизации основных средств не превышает 3-х лет.

Разработка и введение в действие системы оперативного учета основных средств обычно сопряжены с множеством сложностей. Если организация ранее не использовала такой системы – первые сложности Вы встретите в момент нанесения самоклеящихся этикеток на основное средство и линкования штрих-кода с данными об активе.

Например, некоторым активам необходим учет компонентов, из которых они состоят. Кроме того, например, компьютер может состоять из разных компонентов, таких как различного объёма память, видеокарты, которые могут переходить из одного актива в другой. Метод, материал и программное обеспечение для печати этикеток для таких активов должно быть подобрано именно под такую задачу. Этикетка должна быть небольшого размера, но при этом штрих-код должен читаться сканером. Возможно, в этом случае необходимо будет использовать не обычного размера EAN-8 или EAN-13 штрих-код, а штрих-код RSS-14 для малоразмерных объектов. При этом, принтеры штрих-кода должны иметь функционал по печати таких штрих-кодов, а сканеры должны уметь их считывать. Поскольку этикетка может подвергаться механическим и тепловым воздействиям, а также должна храниться в течение длительного времени – правильно использовать для маркировки термотрансферные принтеры печати штрих-кодов.

Основное правило при изготовлении этикеток со штрих-кодом для основных средств – штрих-код должен быть уникальным. Согласно опыта осуществленных проектов, можем предположить, что сканирование этого уникального штрих-кода должно производиться в следующих случаях:

  • Когда актив меняет своё место положения;
  • Когда актив меняет владельца (переходит между подразделениями);
  • Когда меняется состав актива (ремонт, апгрейд).

А после сканирования в базу данных вместе с данными об операции должна, желательно, ещё поступить информация о дате операции и оператору, который её осуществлял.

В данный момент, множество производителей дорогостоящих товаров присваивают произведенным продуктам свой внутренний серийный номер, продублированный в виде штрих-кода. К сожалению, присвоение серийных номеров происходит в каждой компании согласно своим внутренним правилам. Нет единой организации, подобной международной организации GS1, которая бы раздавала, согласно определенным правилам, штрих-коды различным организациям. То есть, можно предположить, что в большой организации может оказаться несколько продуктов с одинаковым штрих-кодом. Поэтому, при формировании требований к программному обеспечению для учета основных средств нужно учесть данный нюанс и наиболее правильным в этом случае будет формирование нового штрих-кода с серийным номером.

Программное обеспечение для учета основных средств, как и другое ПО для учета с помощью штрих-кода обычно может быть сконфигурировано под требуемые задачи. Но, как и в случае любого приложения, нужно взвесить получаемые выгоды, а также стоимость затрат и усложнение процессов. Иногда простая система учета наличия и местоположения актива, передающая данные в другие системы и разрозненные базы данных является более оптимальным вариантом, чем единая система учета основных средств.

Наиболее трудоёмкой, сложной и, одновременно, наиболее информативной является единая система учета основных средств больших предприятий. Важные решения, которые должны быть приняты до начала проекта включают в себя:

  • Какая этикетка (материал, размер) и какой дизайн (наносящаяся информация, тип штрих-кода) этикетки будет использоваться;
  • Должны ли этикетки быть одинакового размера или они должны отличаться в зависимости от размера основного средства;
  • Должна ли быть сформирована отдельная база данных, которая будет являться фронт-эндом для всех остальных систем, в которых учитываются основные средства;
  • Какая база данных и операционная система будет соответствовать требованиям бизнеса в ближайшие годы;
  • До какого уровня детализации нужно доходить при учете параметров актива (место дислокации, компоненты актива, схемы электрические принципиальные и другие, проведённые ремонты и апгрейды, а также информация о контрактах и сервисных организациях, обслуживающих активы).

Далее необходимо определиться с типом устройства для считывания штрих-кода. Сканируются активы чаще всего терминалом сбора данных (промышленным миникомпьютером, оснащенным сканером штрих-кода) либо проводным сканером штрих-кода. Использование при инвентаризации проводного сканера штрих-кода сопровождается неудобствами, выраженными в том, что сканер должен быть подключен к компьютеру, а длина шнура ограничена. Даже если вы используете ноутбук или нетбук – оператору будет трудно удерживать такое количество техники в руках. Поэтому наиболее оптимальным устройством для проведения инвентаризации является терминал сбора данных. Терминал, оснащенный Wi-Fi радиомодулем (при наличии соответствующей инфраструктуры в виде точек доступа в беспроводную сеть) может передавать данные в режиме on-line. Обычный терминал накапливает данные у себя в памяти и позже передаёт данные в головное устройство через коммуникационно-зарядное устройство (кредл).

Персонал, который выполняет задачи по инвентаризации основных средств, часто выполняет совершенно другие задачи. Поэтому, интерфейс программного обеспечения должен быть максимально прост и интуитивен.